Organigramma aziendale: cos'è, tipi ed esempi da copiare

Un organigramma aziendale mostra chi lavora in un'organizzazione, quale ruolo ha e a chi risponde. La piccola impresa lo usa per inserire i nuovi assunti, la startup per pianificare le prossime assunzioni, l'ufficio del personale per spiegare una riorganizzazione con una sola immagine. Molte aziende lo allegano al manuale qualità, al modello organizzativo 231 o al documento di valutazione dei rischi.

In breve. L'organigramma aziendale è la rappresentazione grafica della struttura di un'impresa: riquadri per i ruoli, linee per i rapporti gerarchici, livelli allineati per grado di responsabilità. I tipi principali sono funzionale, divisionale, a matrice e piatto. Qui sotto trovi un esempio di ciascuno, con il codice Mermaid da copiare, più l'organigramma della sicurezza previsto dal D.Lgs. 81/2008.

Cos'è un organigramma aziendale e a cosa serve

Il termine viene da "organo" e "gramma", cioè disegno degli organi di un'organizzazione. Un buon organigramma risponde in pochi secondi a tre domande: chi fa cosa, chi decide e a chi rivolgersi.

Gli usi più frequenti in un'azienda italiana:

• Inserimento dei nuovi colleghi, che il primo giorno vogliono sapere chi è il loro responsabile e chi guida le altre aree.
• Sistemi di gestione. Le aziende certificate ISO 9001 lo usano spesso per documentare ruoli, responsabilità e autorità, richiesti dal punto 5.3 della norma.
• Modello 231 e deleghe, dove l'organigramma rende visibili le linee di riporto e i poteri.
• Sicurezza sul lavoro, con l'organigramma delle figure previste dal D.Lgs. 81/2008.
• Presentazioni a banche, investitori e clienti, insieme alla visura camerale e alla brochure aziendale.

Gli elementi principali di un organigramma

Prima di scegliere il tipo, raccogli quattro informazioni per ogni persona:

Campo	Esempio	Perché serve
Ruolo	Resp. Produzione	È l'etichetta del riquadro; resta quando cambiano le persone
Nome	Luca Gallo	Facoltativo; si omette negli organigrammi di progetto
Riporta a	Amministratore unico	Disegna la linea verso l'alto
Area o reparto	Produzione	Decide il colore o il gruppo

Un organigramma con soli ruoli serve per pianificare e scrivere le descrizioni delle mansioni; uno con i nomi è quello che i nuovi assunti consultano il primo giorno. In entrambi i casi la struttura viene da una sola colonna, "riporta a": se sai compilarla in un foglio di calcolo, puoi costruire ognuno degli organigrammi qui sotto.

Le linee hanno un significato preciso. La linea continua indica il rapporto gerarchico, la linea tratteggiata un rapporto funzionale o di staff, per esempio un consulente esterno o un project manager. Aggiungi sempre una legenda e la data di aggiornamento.

Come leggere il codice Mermaid

Mermaid è un formato di testo per descrivere diagrammi. graph TD significa "dall'alto in basso", quindi i responsabili stanno sopra i collaboratori. Ogni riga è una relazione:

• au["Amministratore unico<br/>Paolo Ferraro"] crea un riquadro con un identificativo (au) e un'etichetta; <br/> va a capo.
• au --> prod disegna una linea continua di riporto.
• pm -.-> persona disegna una linea tratteggiata.
• classDef e class colorano gruppi di riquadri.

Copia un blocco, cambia le etichette e incollalo in qualsiasi strumento che legge Mermaid. La stessa sintassi è spiegata negli esempi di diagramma di flusso.

1. Organigramma funzionale (gerarchico)

L'organigramma funzionale raggruppa le persone per funzione: amministrazione, produzione, commerciale. È il modello tipico delle PMI italiane, perché ogni persona ha un solo responsabile e ogni area un solo capo.

graph TD
  au["Amministratore unico<br/>Paolo Ferraro"]
  amm["Amministrazione<br/>Giulia Marino"]
  prod["Produzione<br/>Luca Gallo"]
  comm["Commerciale<br/>Sara Costa"]
  au --> amm
  au --> prod
  au --> comm
  amm --> cont["Contabilità"]
  amm --> pers["Personale"]
  prod --> fal["Falegnameria"]
  prod --> mag["Magazzino"]
  comm --> vend["Vendite Italia"]
  comm --> mkt["Marketing"]
  classDef top fill:#EDE9FE,stroke:#7C3AED,stroke-width:2px
  classDef lead fill:#E0F2FE,stroke:#0284C7,stroke-width:2px
  class au top
  class amm,prod,comm lead

Quando usarlo: una sede, funzioni chiare, un responsabile per persona. Attenzione a: le aree che lavorano a compartimenti stagni; se due reparti collaborano sempre, mostralo con una linea tratteggiata.

2. Organigramma divisionale

L'organigramma divisionale divide l'azienda per area geografica, linea di prodotto o tipo di cliente, e ogni divisione ha sotto di sé le sue funzioni. Lo usano le aziende che vendono in mercati diversi, così ogni area gestisce le proprie vendite e la propria logistica.

graph TD
  dg["Direttore generale"]
  dg --> nord["Nord Italia<br/>Responsabile area"]
  dg --> cs["Centro-Sud<br/>Responsabile area"]
  dg --> est["Estero<br/>Responsabile area"]
  nord --> nV["Vendite"]
  nord --> nL["Logistica"]
  cs --> cV["Vendite"]
  cs --> cL["Logistica"]
  est --> eV["Vendite"]
  est --> eL["Logistica"]

Quando usarlo: più aree geografiche, marchi o linee di prodotto abbastanza autonomi. Attenzione a: i ruoli duplicati; le funzioni comuni come amministrazione e ufficio legale di solito stanno accanto alle divisioni e riportano al direttore generale.

3. Organigramma a matrice

Nell'organizzazione a matrice le persone riportano a un responsabile di funzione per il mestiere e a un project manager per il lavoro quotidiano. Servono due tipi di linea: continua per il riporto principale, tratteggiata per quello di progetto.

graph TD
  ad["Amministratore"]
  ad --> tec["Resp. Tecnico"]
  ad --> des["Resp. Design"]
  ad --> mkt["Resp. Marketing"]
  ad --> alfa["PM Progetto Alfa"]
  ad --> beta["PM Progetto Beta"]
  tec --> t1["Ingegnere, Alfa"]
  tec --> t2["Ingegnere, Beta"]
  des --> d1["Designer, Alfa"]
  des --> d2["Designer, Beta"]
  mkt --> m1["Marketer, Alfa"]
  mkt --> m2["Marketer, Beta"]
  alfa -.-> t1
  alfa -.-> d1
  alfa -.-> m1
  beta -.-> t2
  beta -.-> d2
  beta -.-> m2

Quando usarlo: agenzie, società di consulenza e aziende di prodotto con team trasversali per progetto. Attenzione a: chi decide le priorità. Una legenda che spiega le due linee, come nell'immagine, evita molte discussioni.

4. Organigramma piatto (orizzontale)

L'organigramma piatto ha pochissimi livelli: quasi tutti riportano direttamente al fondatore. È tipico di startup, piccoli studi professionali e agenzie fino a una decina di persone.

graph TD
  fond["Fondatore e CEO"]
  fond --> prodotto["Prodotto"]
  fond --> sv1["Sviluppatore"]
  fond --> sv2["Sviluppatore"]
  fond --> design["Designer"]
  fond --> growth["Marketing"]
  fond --> assist["Assistenza clienti"]

Quando usarlo: team giovani in cui tutti parlano ogni giorno con il fondatore. Attenzione a: il momento in cui una persona ha troppi collaboratori diretti. Quando la riga sotto il fondatore supera gli otto o nove riquadri, di solito è ora di nominare un responsabile e passare al modello funzionale; disegnare in anticipo la versione successiva aiuta a pianificare l'assunzione.

L'organigramma della sicurezza (D.Lgs. 81/2008)

Accanto all'organigramma aziendale, molte imprese tengono un organigramma della sicurezza che mostra le figure previste dal Testo unico sulla salute e sicurezza sul lavoro. Spesso è allegato al documento di valutazione dei rischi (DVR) e affisso in bacheca.

Le figure da inserire:

• Datore di lavoro, responsabile della valutazione dei rischi e della nomina delle altre figure.
• Dirigenti e preposti, che organizzano il lavoro e vigilano sul rispetto delle misure nei reparti.
• RSPP, il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, interno o esterno, con gli eventuali ASPP.
• Medico competente, quando è prevista la sorveglianza sanitaria.
• RLS, il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, eletto o designato dai lavoratori.
• Addetti alle emergenze: antincendio ed evacuazione, primo soccorso.

RSPP e medico competente collaborano con il datore di lavoro senza far parte della linea gerarchica, quindi si collegano con una linea tratteggiata. Accanto a ogni ruolo vale la pena indicare il nome e la data di nomina, e aggiornare il documento a ogni cambio.

Come fare un organigramma in 5 passaggi

1. Elenca tutti i ruoli in un foglio di calcolo con tre colonne: ruolo, nome, riporta a. È la tua fonte di verità, e l'ufficio del personale spesso ce l'ha già.
2. Scegli il tipo. Un responsabile per persona e funzioni chiare: funzionale. Aree o linee di prodotto: divisionale. Meno di dieci persone: piatto. Due linee di riporto: a matrice.
3. Scrivi la struttura in Mermaid o come elenco. Ogni riga "riporta a" diventa una relazione, come au --> prod. Parti dall'alto e scendi un livello alla volta.
4. Disegna e sistema. Incolla il codice in uno strumento di diagrammi, poi regola spazi, colori per area e lunghezza delle etichette. Tieni nei riquadri solo ruolo e nome.
5. Data e condivisione. Scrivi "Aggiornato a [mese anno]" in un angolo, esporta un PNG per l'intranet o le slide e un PDF per la stampa, e conserva il file modificabile.

Per le aziende grandi conviene un organigramma per ogni area e uno generale con il solo vertice: un unico schema con 80 riquadri non si legge su uno schermo.

In Word, Excel e PowerPoint

In Word, Excel e PowerPoint vai su Inserisci → SmartArt → Gerarchia e scegli un layout di organigramma. Scrivi i ruoli nel riquadro di testo: Tab sposta una persona di un livello più in basso, Maiusc+Tab la riporta su. Funziona bene fino a qualche decina di riquadri; oltre, un elenco o il codice Mermaid si aggiornano molto più in fretta.

Con ChatGPT

ChatGPT trasforma in pochi secondi un elenco disordinato in una struttura: incolla nomi, ruoli e riporti e chiedi "un organigramma in Mermaid graph TD con ruolo e nome su due righe". Ti segnala anche le persone senza responsabile e uniforma i nomi dei ruoli. Il risultato è codice o un'immagine statica: per un organigramma da spostare, colorare per area e aggiornare, incolla quel codice in uno strumento che lo trasforma in forme modificabili.

Creare un organigramma con Playyy

Playyy è un AI design agent la cui funzione Flowchart disegna gerarchie come gli organigrammi in forma di diagrammi modificabili, a partire da testo semplice o codice Mermaid. Nel diagramma di flusso online incolla uno dei blocchi graph TD di questa pagina, oppure descrivi la struttura a parole ("l'amministratore unico guida tre responsabili: amministrazione, produzione e commerciale; sotto ognuno ci sono due ruoli"), e Playyy la dispone sulla tela con riquadri, etichette e connettori nativi.

Ogni connettore è agganciato ai riquadri alle due estremità, quindi se sposti un reparto le sue linee lo seguono. Rinomina un ruolo, cambia il colore di un'area o chiedi in chat: "aggiungi un addetto qualità sotto la produzione", "colora di verde il commerciale". Applica il brand kit perché l'organigramma abbia gli stessi colori delle tue slide e dei tuoi documenti, poi scaricalo in PNG o PDF. Se il tuo organigramma attuale è in un file .drawio o Excalidraw, importalo e continua a modificarlo in Playyy. Per le procedure che accompagnano l'organigramma, come l'inserimento di un nuovo collega o le approvazioni, la guida al diagramma di flusso mostra come descrivere i passaggi.

Consigli per un organigramma leggibile

• Prima il ruolo, poi il nome. I ruoli cambiano meno spesso delle persone, quindi la struttura resta valida più a lungo.
• Un colore per area, non per anzianità. Così i gruppi si vedono a colpo d'occhio.
• Allinea i livelli. Chi ha lo stesso grado sta sulla stessa riga.
• Una schermata sola. Dividi le aziende grandi in un organigramma del vertice e uno per area.
• Linee tratteggiate con misura. Mostra solo i rapporti funzionali che servono davvero.
• Metti la data. Un organigramma senza data viene creduto anche quando non è più aggiornato.

Scegli il tipo che corrisponde a come lavora davvero la tua azienda, copia il codice Mermaid, sostituisci ruoli e nomi e conserva la versione modificabile: i cambi del prossimo trimestre richiederanno pochi minuti invece di un disegno da rifare.