マニュアルの作り方：見やすい業務マニュアルの手順とテンプレート

業務マニュアルは、新しく入った人の教育、担当者の引き継ぎ、作業の品質をそろえるためなど、いろいろな場面で必要になります。ところが、いざ作ろうとすると「何から書けばいいのか」「どこまで細かく書くのか」で手が止まりがちです。マニュアルの作り方は、目的と読み手を先に決め、書く順番を守れば、それほど難しくありません。

結論から。 マニュアルの作り方は、①目的と読み手を決める、②対象の業務を洗い出す、③目次（構成）を作る、④作業を見ながら手順を書く、⑤図やスクリーンショットを入れる、⑥初めての人に試してもらって直す、⑦公開して更新のルールを決める、の 7 ステップです。手順は「1 行に 1 つの動作」で、動詞で終わる文にすると誰が読んでも同じ結果になります。

マニュアルと手順書の違い

作り始める前に、何を作るのかをはっきりさせておきます。

種類	書く範囲	例
業務マニュアル	業務全体の目的、ルール、流れ、判断の基準	経理部の月次決算マニュアル、店舗の接客マニュアル
手順書	1 つの作業を順番どおりに行う手順	交通費精算の申請手順、新入社員のアカウント発行手順

業務マニュアルの中に、複数の手順書がまとまっている関係です。「新人が 1 人で業務を回せるようにしたい」なら業務マニュアル、「この作業だけ誰でもできるようにしたい」なら手順書から作ると、範囲が広がりすぎません。

マニュアルの作り方（7 ステップ）

1. 目的と読み手を決める

「誰が、どんな場面で、何のために読むのか」を 1 文で書きます。たとえば「入社 1 か月目の営業事務が、受注データの入力を 1 人でできるようにする」です。読み手が決まると、専門用語をどこまで説明するか、どこまで細かく書くかが決まります。

2. 対象の業務を洗い出す

対象の業務を、大きな作業から小さな作業へと分けて書き出します。付箋やスプレッドシートに「いつ」「誰が」「何をする」を並べると、抜けや重なりが見つかります。月に 1 回しか発生しない作業や、トラブルのときだけ行う作業は忘れられやすいので、担当者に聞き取りましょう。

3. 目次（構成）を作る

本文を書く前に目次を作ります。業務の流れの順に章を並べ、各章に含まれる手順を見出しとして書きます。この段階で上司や担当者に見せておくと、書き終わってからの大きな作り直しを防げます。

4. 作業を見ながら手順を書く

記憶ではなく、実際の作業を見ながら、または自分で操作しながら書きます。ベテランは自然にこなしている判断や確認を飛ばしがちですが、新しい人がつまずくのはまさにそこです。

書くときのルールは 3 つです。

• 1 行に 1 つの動作。 「ログインして、受注一覧を開き、新規を押す」ではなく、3 行に分けます。
• 動詞で終える。 「〜を押す」「〜を入力する」「〜を確認する」と、何をするかで文を終えます。
• 判断の基準を書く。 「金額が 5 万円以上なら課長の承認を取る」のように、条件と行動をセットで書きます。

5. 図やスクリーンショットを入れる

画面操作の手順には、その画面のスクリーンショットを付け、押すボタンを赤枠や矢印で示します。文字で「右上の歯車アイコン」と書くより、画像 1 枚のほうが早く伝わります。スクリーンショットは必要な部分だけを残すと見やすくなるので、画像トリミングツールで余分な部分を切り落としてから貼り付けると、ページがすっきりします。

6. 初めての人に試してもらって直す

書き上げたら、その業務を初めて担当する人に、マニュアルだけを見て作業してもらいます。作成者は横で見守り、手が止まった箇所、質問された箇所をすべてメモします。そこがマニュアルの穴です。この確認を 1 回入れるだけで、マニュアルの完成度は大きく上がります。

7. 公開して更新のルールを決める

社内の共有フォルダやクラウドストレージなど、全員が最新版を開ける場所に置きます。あわせて、管理担当者と見直しの時期を決め、表紙に書いておきます。システムの画面が変わったのに古いスクリーンショットのまま、というマニュアルは、すぐに使われなくなります。

見やすいマニュアルにする 8 つのコツ

1. 1 ページに 1 つの手順。 ページをめくるたびに 1 つの作業が完結すると、途中で迷いません。
2. 番号を振る。 手順には必ず番号を付け、「手順 3 に戻る」のように参照できるようにします。
3. 左に文章、右に画像の 2 列レイアウト。 文章と画像の対応がひと目でわかります。
4. 注意事項は枠で囲む。 「ここを間違えると取り消せない」といった警告は、色付きの枠で目立たせます。
5. 用語を統一する。 「得意先」「取引先」「顧客」が混ざると、別のものだと誤解されます。冒頭に用語集を置きましょう。
6. 見出しの書式をそろえる。 章、節、手順の見出しのサイズと色を決め、全ページで同じにします。
7. 分岐はフローチャートに。 「A なら手順 4、B なら手順 7」のような分岐が多い業務は、文章より図のほうが伝わります。
8. 余白を取る。 詰め込んだページは読まれません。文字サイズは本文で 10.5〜12 ポイントを目安にし、行間を広めにします。

Excel・Word・パワポ、どれで作る？

ツール	向いているマニュアル	注意点
Excel	チェックリスト型、担当者や項目の一覧が多いもの	長い文章は読みにくい。印刷範囲の設定が必要
Word	文章が中心の規程、長い手順書	画像が多いとレイアウトが崩れやすい
PowerPoint	画面操作の説明、画像が中心のもの	1 枚に詰め込みすぎない
Google ドキュメント・スプレッドシート	複数人で同時に編集・更新するもの	共有範囲の設定を確認する

迷ったら、画像が多いならパワポ、表が多いならエクセル、文章が多いならワードと覚えておけば大きく外しません。会社ですでに使っている形式に合わせるのも大切です。読む人が普段開いているツールのほうが、マニュアルは使われます。

業務マニュアルのテンプレート

下のテンプレートをコピーして、Word や Google ドキュメントに貼り付けて使えます。不要な項目は削ってかまいません。

【表紙】
マニュアル名：
対象業務：
対象者：
作成者／管理担当者：
作成日／最終更新日／次回見直し予定日：

【改訂履歴】
版｜日付｜変更内容｜変更者

1. 目的
  このマニュアルで何ができるようになるか（1〜2 文）

2. 対象範囲
  含む業務／含まない業務

3. 担当と役割
  担当者｜役割｜困ったときの連絡先

4. 用語の説明
  用語｜意味

5. 業務の全体の流れ
  フローチャート、または業務の一覧（いつ・誰が・何を）

6. 準備するもの
  使うシステム、必要な権限、書類、道具

7. 各業務の手順
  手順書（下のテンプレート）を業務ごとに配置

8. 確認・チェック項目
  作業が正しく終わったかを確かめる項目

9. トラブル時の対応
  よくあるエラーと対処法、連絡先

10. 関連資料
  関連する規程、手順書、フォームの保存場所

手順書のテンプレートと記入例

1 つの作業だけをまとめる手順書は、次の形が使いやすくなります。

手順書名：
目的：
対象者：
所要時間の目安：
準備するもの：

No.｜作業内容｜画面・図｜注意点
1 ｜
2 ｜
3 ｜

完了の確認：
困ったときの連絡先：

記入例は次のとおりです。

手順書名：交通費精算の申請手順
目的：出張や外出でかかった交通費を、月末の締めまでに申請する
対象者：全社員
所要時間の目安：5 分
準備するもの：利用した日付・区間・金額のメモ、領収書（新幹線・タクシーの場合）

No.｜作業内容｜画面・図｜注意点
1 ｜経費精算システムにログインする｜ログイン画面｜社員番号でログイン
2 ｜「新規申請」を押し、「交通費」を選ぶ｜申請メニュー｜
3 ｜利用日、出発地、到着地、金額を入力する｜入力画面｜往復の場合は「往復」にチェック
4 ｜領収書の画像を添付する｜添付ボタン｜新幹線・タクシーは必須
5 ｜内容を確認し「申請」を押す｜確認画面｜申請後の修正は差し戻しが必要

完了の確認：申請一覧のステータスが「承認待ち」になっていること
困ったときの連絡先：経理部 内線 1234

テンプレートの項目を埋めていくと、「準備するもの」や「完了の確認」のような、口頭の引き継ぎでは抜けやすい情報が自然に入ります。

研修資料や報告にも使い回す

完成したマニュアルは、新人研修のスライドにも転用できます。手順ごとの見出しとスクリーンショットをそのままスライドにすると、研修の準備時間が大きく減ります。Playyy の スライド作成 AI にマニュアルの内容を貼り付けると、ブランドの色やフォントに沿ったスライドを作り、チャットで修正してパワポ形式で書き出せます。

マニュアル化をきっかけに業務の改善案を経営層に出すときは、冒頭に判断材料をまとめた 1 ページを付けると通りやすくなります。書き方はエグゼクティブサマリーの書き方と例を参考にしてください。

まとめ

マニュアルの作り方は、目的と読み手を決め、業務を洗い出し、目次を作ってから、実際の作業を見ながら 1 行 1 動作で手順を書くのが基本です。図やスクリーンショットで補い、初めての人に試してもらってから公開し、見直しの時期を決めておきましょう。上の業務マニュアルと手順書のテンプレートを使えば、白紙から始めるより早く形になります。マニュアルに入れる画像や研修スライドの準備は、Playyy で無料で始められます。