Como fazer um fluxograma em 6 passos (com símbolos)

Todo processo vive na cabeça de alguém até que alguém o desenhe. Aprovar uma despesa, integrar um funcionário novo, devolver um produto, atender um chamado: cada um tem uma ordem, algumas decisões e alguns becos sem saída, e o fluxograma coloca tudo isso em uma página só. Abaixo estão os seis passos para fazer um fluxograma do zero, a tabela de símbolos de fluxograma, um exemplo fácil para treinar e o jeito de gerar o diagrama editável a partir de uma lista de etapas.

Resposta direta. Para fazer um fluxograma, escolha um único processo e defina onde ele começa e termina, liste todas as etapas na ordem, marque os pontos em que uma decisão de sim ou não divide o caminho e desenhe cada etapa com os símbolos padrão: oval para início e fim, retângulo para ações e losango para decisões, ligados por setas. Por fim, percorra cada caminho para conferir que todos chegam a um fim.

O que é um fluxograma

Um fluxograma é um diagrama de um processo: cada etapa é uma forma, e as setas mostram a ordem em que as etapas acontecem. As decisões aparecem como losangos com uma seta para cada resposta, então quem lê consegue seguir exatamente o que acontece em cada caso.

A técnica é mais antiga que o computador. Segundo o histórico do fluxograma na Wikipédia, Frank e Lillian Gilbreth apresentaram em 1921 à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos o primeiro método estruturado para documentar o fluxo de um processo, o "flow process chart". Nos anos 1940, Herman Goldstine e John von Neumann usaram fluxogramas para planejar programas de computador, e é por isso que tanto as áreas de gestão quanto os programadores usam fluxogramas até hoje.

No dia a dia das empresas, o tipo mais comum é o fluxograma de processo, que desenha um fluxo de trabalho de cima para baixo. Os tipos e os exemplos de negócio estão no nosso guia de fluxograma de processo.

Como fazer um fluxograma em 6 passos

O método é o mesmo no quadro branco, no Word ou em uma ferramenta de diagramas. Os seis passos abaixo usam um exemplo comum em qualquer empresa: o reembolso de despesas de um funcionário.

Passo 1: escolha um processo e defina os limites

Dê nome ao processo e anote o primeiro e o último evento. "Funcionário envia a despesa" abre o fluxograma; "Funcionário reembolsado" fecha. Limites claros evitam que o fluxograma cresça até virar um mapa do financeiro inteiro.

Passo 2: liste todas as etapas na ordem

Escreva as etapas como uma lista numerada antes de desenhar qualquer forma. Converse com quem faz o trabalho de verdade, porque o processo real costuma ter uma ou duas etapas que não estão na versão oficial. Comece cada etapa com um verbo: "Conferir comprovante", "Aprovar despesa", "Fazer o pagamento".

Passo 3: encontre as decisões

Marque toda etapa que na verdade é uma pergunta: "O comprovante está anexado?", "O valor passa de R$ 500?". Cada pergunta vira um losango com pelo menos duas saídas identificadas, normalmente Sim e Não. A maioria dos processos tem de duas a quatro decisões; se o seu não tem nenhuma, talvez uma lista numerada sirva melhor do que um fluxograma.

Passo 4: desenhe as formas e ligue tudo

Coloque o oval de início no topo e uma forma por etapa descendo a página, com os desvios para os lados. Ligue tudo com setas no sentido em que o trabalho anda. Deixe o caminho principal, aquele em que tudo dá certo, em uma linha vertical reta, para o caso normal ser lido de relance.

Passo 5: identifique cada saída

Escreva Sim ou Não em cada seta que sai de um losango. Saídas sem rótulo são o motivo mais comum de um fluxograma ser mal interpretado.

Passo 6: teste cada caminho

Percorra cada rota com o dedo, inclusive as voltas. Todo caminho precisa chegar a um oval de fim, e toda volta precisa ter uma saída. Depois mostre o desenho para quem faz a tarefa e pergunte onde ele difere da realidade. As correções dessa pessoa são o último passo para fazer um fluxograma que a equipe usa de fato.

O fluxograma pronto tem duas decisões e uma volta: a despesa sem comprovante volta para o funcionário, e só as despesas acima de R$ 500 passam pelo gestor financeiro. Nos fluxogramas que desenhamos para os exemplos deste blog, esse padrão de caminho principal reto com desvios laterais continuou legível em qualquer tamanho, da tela do celular à folha A4 impressa.

Símbolos de fluxograma e o que significam

Quatro símbolos de fluxograma resolvem quase todo diagrama de negócio: terminal, processo, decisão e linha de fluxo. Os outros aparecem em fluxos técnicos ou cheios de documentos.

Símbolo	Forma	Use para	Sintaxe Mermaid
Terminal	Oval ou pílula	Início e fim	A([Início])
Processo	Retângulo	Uma ação ou tarefa	B[Conferir pedido]
Decisão	Losango	Uma pergunta de sim ou não que divide o fluxo	C{Aprovado?}
Entrada / Saída	Paralelogramo	Dados que entram ou saem	D[/Registrar/]
Documento	Retângulo com a base ondulada	Relatório, formulário ou nota fiscal	Biblioteca de formas
Processo predefinido	Retângulo com laterais duplas	Subprocesso descrito em outro fluxograma	E[[Rodar a folha]]
Banco de dados	Cilindro	Dados guardados, como um CRM ou uma planilha	F[(Clientes)]
Conector	Círculo pequeno	Liga a um ponto igual em outro lugar	G((A))
Linha de fluxo	Seta	A ordem das etapas	A --> B

Os símbolos de fluxograma seguem um padrão internacional. A ANSI definiu os primeiros símbolos nos anos 1960, e a norma ISO 5807, publicada em 1985, é a referência internacional atual para símbolos e convenções de fluxogramas. Na prática, terminal, processo, decisão e seta bastam para a maioria dos fluxogramas de empresa, e qualquer pessoa entende o desenho sem conhecer a norma.

Exemplo de fluxograma fácil: fazer café

Para treinar, nada melhor que um processo que todo mundo conhece. Este é o exemplo clássico das aulas sobre fluxograma, escrito em Mermaid, um formato de texto para diagramas que o ChatGPT e a maioria das ferramentas de desenvolvimento sabem escrever:

flowchart TD
  A([Início]) --> B{Tem pó de café?}
  B -- Não --> C[Comprar pó de café]
  C --> D
  B -- Sim --> D[Ferver 500 ml de água]
  D --> E[Colocar o filtro e 4 colheres de pó]
  E --> F[Despejar a água aos poucos]
  F --> G([Servir o café])

Uma decisão, cinco ações, um início e um fim. Desenhe esse exemplo primeiro e depois passe para um processo da empresa: as regras são as mesmas, só aumentam as decisões.

Como fazer um fluxograma com IA no Playyy

O fluxograma com IA do Playyy transforma a descrição de um processo em texto, ou código Mermaid de fluxograma, em um diagrama editável com formas, textos e conectores de verdade. Os conectores ficam presos às formas, então arrastar uma caixa leva todas as setas junto, e cada rótulo pode ser reescrito direto no canvas.

Há dois caminhos. Descreva o processo em uma frase ou em uma lista ("O funcionário envia a despesa; sem comprovante, ela volta; acima de R$ 500 precisa do gestor financeiro…") e o Playyy desenha o fluxograma. Ou cole código Mermaid, como o exemplo do café acima. O Playyy converte os tipos flowchart e graph do Mermaid; a referência da sintaxe de fluxograma do Mermaid lista todas as formas, e TD monta o desenho de cima para baixo, enquanto LR monta da esquerda para a direita.

Diagramas que já existem também entram. O Playyy importa arquivos do draw.io (.drawio), arquivos do Excalidraw e links de compartilhamento do Excalidraw. Retângulos, losangos, ovais, rótulos e conectores retos ou em ângulo reto vêm junto; raias e formas personalizadas chegam como retângulos, e linhas curvas viram retas. No fim, baixe em PNG ou PDF para colocar no procedimento, no slide ou no treinamento.

Como fazer um fluxograma no Word, no Excel e no Google Docs

Os programas de escritório funcionam bem para um fluxograma pequeno que vai dentro de um documento.

• Word. Vá em Inserir, Formas, e use o grupo Fluxograma. Prefira os conectores do grupo Linhas, que acompanham as formas. Para um processo linear rápido, Inserir, SmartArt, Processo traz layouts prontos.
• Excel. Ative Exibir, Linhas de Grade, e desenhe as formas em cima das células: a grade ajuda a alinhar tudo e a manter o espaçamento igual. É o caminho de muitos tutoriais em vídeo justamente por isso.
• Google Docs. Use Inserir, Desenho, Novo, e as ferramentas de forma e linha. O Google Desenhos e o Google Apresentações têm as mesmas ferramentas como arquivos separados.

O problema é o tempo. Cada forma é posicionada e alinhada à mão, e incluir uma etapa no meio obriga a empurrar tudo o que está abaixo. Para um fluxograma com mais de dez etapas, escrever as etapas em texto e gerar o diagrama é mais rápido, e o resultado entra no Word ou em um slide como imagem exportada.

Erros comuns ao fazer um fluxograma

Quase todo fluxograma que confunde quem lê quebra uma destas regras.

• Coisa demais em um fluxograma só. Passou de umas 20 formas, divida em dois e ligue as partes com um processo predefinido ou um conector.
• Saídas de decisão sem rótulo. Toda seta que sai de um losango precisa de Sim, Não ou da resposta correspondente.
• Setas cruzadas. Reorganize as formas para as linhas passarem por fora; o cruzamento é onde o leitor se perde.
• Níveis de detalhe misturados. "Processar pedido" e "Clicar no botão azul" ficam melhor em fluxogramas diferentes. Escolha um nível.
• Caminhos sem fim. Cada desvio termina em um terminal ou volta para uma etapa anterior.
• Direção inconsistente. Mantenha o fluxo principal de cima para baixo ou da esquerda para a direita do começo ao fim.

Conclusão

Saber como fazer um fluxograma se resume a três movimentos: listar as etapas na ordem, transformar cada pergunta em um losango identificado e testar cada caminho antes de compartilhar. Use os quatro símbolos principais na maioria dos processos e acrescente os outros só quando o desenho pedir. Para ir de uma lista escrita ou de código Mermaid a um diagrama editável em um passo, cole o texto no gerador de fluxograma com IA do Playyy e comece grátis.