フローチャートの書き方｜記号の意味と業務で使える作り方 5 ステップ

フローチャートは、業務の手順を記号と矢印で表した図です。経費精算や稟議の承認ルート、問い合わせ対応、受注から出荷までの流れ、システムの処理の順番など、手順と分かれ道がある仕事ならどれでも図にできます。新人への引き継ぎや業務マニュアル、業務改善の打ち合わせで「どこで止まっているのか」を共有するときに、文章よりずっと早く伝わります。

結論から。 フローチャートの書き方は、（1）図にする業務の範囲と目的を決める、（2）手順を順番に書き出す、（3）判断の分かれ道を洗い出す、（4）記号と矢印で描く、（5）実際の担当者と通しで確認する、の 5 ステップです。記号は、端子（開始・終了）、処理、判断、線（矢印）の 4 つを覚えれば、ほとんどの業務を書けます。

フローチャートとは

フローチャート（流れ図）とは、ある作業や処理が始まってから終わるまでの流れを、決められた記号と矢印で表した図です。日本では JIS X 0121「情報処理用流れ図・プログラム網図・システム資源図記号」で記号が定められていて、もともとはプログラムの処理を設計するための図でした。いまでは業務の流れを整理する図として、プログラミング以外の現場でも広く使われています。

業務で使うフローチャートには、大きく 2 つの書き方があります。

• 1 本の流れで書くフローチャート。 1 人、または 1 つのチームで完結する手順に向いています。この記事で扱うのはこちらです。
• 担当ごとにレーンを分ける業務フロー図。 営業、倉庫、経理のように複数の部署がかかわる業務に向いています。書き方と例は業務フロー図の書き方と例で詳しく紹介しています。

どちらも使う記号と基本のルールは同じです。まずは 1 本の流れで書けるようになると、レーンを分けた図にもそのまま応用できます。

フローチャートの基本記号と意味

フローチャートの記号はたくさんありますが、業務で使うのは次の 8 つで足ります。とくに上の 4 つは、どの図でも必ず使います。

記号	形	意味
端子	角丸の長方形（楕円）	処理の開始と終了
処理	長方形	1 つの作業や手順
判断	ひし形	条件によって流れが分かれる場所（はい／いいえ）
線（矢印）	矢印	処理の順番と流れの向き
データ	平行四辺形	データの入力や出力（入力、受信など）
書類	下が波形の長方形	帳票、請求書、印刷物
定義済み処理	両側に縦線のある長方形	別の図で手順を定義した、まとまった処理
結合子	小さな円	離れた場所にある流れを同じ記号でつなぐ

記号を増やしすぎると、読む人が凡例を確認しながら読むことになります。社内で共有する業務のフローチャートなら、端子、処理、判断、線の 4 つを基本に、帳票の受け渡しが大事な業務だけ「書類」を足す、くらいが読みやすさの目安です。

フローチャートの書き方 5 ステップ

ステップ 1：目的と範囲を決める

最初に「何のために、どこからどこまでを図にするか」を 1 文で書きます。たとえば「新人が一人で経費精算の承認まで進められるように、申請から振込までを図にする」。開始と終了がここで決まり、関係のない手順を書き込まずに済みます。

ステップ 2：手順を順番に書き出す

図を描く前に、付箋やメモに手順を 1 つずつ書き出します。1 枚に 1 つの作業、主語と動詞をそろえて「経理が領収書を確認する」のように書くのがコツです。「確認・承認・登録」のように 1 枚に複数の作業を詰めると、あとで分岐を入れる場所がなくなります。

ステップ 3：判断の分かれ道を洗い出す

書き出した手順を順に読みながら、「ここで結果が 2 つに分かれる」場所を探します。金額、在庫の有無、承認の可否、書類の不備など、業務の分かれ道はたいてい「条件」として言葉にできます。条件は「5 万円以上？」のように、はい・いいえで答えられる問いの形にしておきます。

ステップ 4：記号と矢印で描く

開始の端子から始め、処理は長方形、判断はひし形で、上から下へ並べます。判断から出る線には「はい」「いいえ」のラベルを付け、メインの流れ（うまくいったときの道）をまっすぐ下に、例外の道を横に出すと、ひと目で読める図になります。

ステップ 5：担当者と通しで確認する

完成したら、開始から終了まで指でなぞって、すべての道が終了にたどり着くか確認します。差し戻しのループには、必ずループを抜ける条件があるかも見ます。最後に、実際にその業務をしている人に見せて「現実と違うところ」を指摘してもらいます。この確認で、図と現場のずれがほとんど見つかります。

フローチャートの例：経費精算の承認フロー

5 ステップで書いた例を見てみましょう。経費精算の申請から振込までを 1 本の流れで書いたフローチャートです。

判断は 2 つだけです。領収書がない申請は申請者に差し戻され、添付して再申請するとまた判断に戻ります。5 万円以上の申請だけが部長の承認を経由し、それ未満の申請はそのまま支払処理に進みます。「支払処理」は経理の別の手順書で定義されているので、定義済み処理の記号で描き、この図では中身を書いていません。

メインの流れがまっすぐ下に通り、例外（差し戻し、部長承認）が右に出ているので、新人でも「ふつうはまっすぐ下へ進む」と読めます。私たちが業務のフローチャートを描くときも、この「本流を縦、例外を横」の形がいちばん崩れにくく、スマホの画面でも印刷しても読みやすいと感じています。

見やすいフローチャートを書くためのルール

• 流れは上から下、左から右。 矢印が上や左に戻るのは、差し戻しやループのときだけにします。
• 1 つの記号に 1 つの処理。 「確認して承認する」は 2 つの処理に分けます。
• 判断の線には必ずラベル。 「はい／いいえ」「あり／なし」など、どちらの道かを書きます。
• 記号の大きさと間隔をそろえる。 図形のサイズと縦の間隔が同じだと、それだけで整って見えます。
• 線の交差は最小限に。 交差しそうなときは、図形の並び順を入れ替えるか、結合子でつなぎます。
• 1 枚に収まる量にする。 処理が 15〜20 個を超えたら、まとまった部分を定義済み処理として別の図に切り出します。

色を使うなら、意味のある場所だけにします。承認の道を緑、差し戻しの道を赤にする、くらいの使い方なら、凡例がなくても伝わります。

Excel・PowerPoint・Word でフローチャートを作るコツ

Microsoft Office では、どのアプリでも［挿入］→［図形］の「フローチャート」グループに記号がそろっています。共通のコツは、図形どうしを「コネクタ」（線の中の、両端が図形にくっつく線）でつなぐことです。普通の線で描くと、図形を動かしたときに線だけが取り残されます。

• Excel。 列の幅と行の高さを同じにして方眼紙のように使い、図形をセルの枠線に合わせて置くと、整列が簡単です。社内で Excel のファイルとして共有されることが多い業務フローに向いています。
• PowerPoint。 ガイドとグリッド線を表示し、［配置］→［左右中央揃え］［上下に整列］で間隔をそろえます。スライドに載せて説明する図に向いています。
• Word。 図形を「描画キャンバス」の中に描くと、文章を編集しても図がずれにくくなります。マニュアルの中に入れる図に向いています。

手順が多い図や、あとで何度も直す図は、専用の作図ツールのほうが修正が楽です。

AI で文章からフローチャートを作る方法

手順を文章で書き出す（ステップ 2〜3）まで終わっていれば、描く作業は AI に任せられます。Playyy のフローチャート作成ツールは、手順を書いた文章や Mermaid コードから、図形・ラベル・矢印をそのまま編集できるフローチャートを作成します。

使い方は、フローチャート作成ツールのボックスに「申請者が経費を申請。領収書がなければ差し戻し。5 万円以上は部長が承認し、支払処理をして精算完了」のように書くだけです。開始・処理・判断・矢印のそろった図がキャンバスに描かれ、手順をドラッグすると矢印もついてきます。

ChatGPT などに Mermaid のコードを書いてもらい、それを貼り付けることもできます。上の経費精算の例を Mermaid で書くと、次のようになります。

flowchart TD
  A([申請者が経費を申請]) --> B{領収書は添付済み？}
  B -- いいえ --> R[申請者に差し戻し] --> B
  B -- はい --> C{5万円以上？}
  C -- はい --> M[部長が承認] --> P[[支払処理を実行]]
  C -- いいえ --> P
  P --> E([精算完了])

できあがった図は PNG や PDF でダウンロードでき、マニュアルやスライドにそのまま貼れます。draw.io や Excalidraw で作った図を取り込んで、続きを編集することもできます。

まとめ

フローチャートの書き方は、範囲を決め、手順を書き出し、判断を洗い出し、記号で描き、担当者と確認する、の 5 ステップです。記号は端子、処理、判断、線の 4 つを中心に使い、本流を縦、例外を横に出すと読みやすくなります。手順を書き出したあとの作図を短くしたいなら、Playyy で文章から編集できるフローチャートを無料で作れます。