業務フロー図の書き方と例｜スイムレーンで作る手順をわかりやすく解説

業務フロー図は、業務が始まってから終わるまでを、記号と矢印で 1 枚の図にしたものです。業務の引き継ぎ、マニュアルづくり、システム導入の要件整理、業務改善の打ち合わせなど、「この仕事はいま誰の手元にあるのか」を全員で確認したい場面で使われます。

結論から。 業務フロー図は、担当者ごとにレーン（スイムレーン）を分け、開始・処理・判断・終了の記号と矢印で作業を時系列に並べて書きます。書き方は、（1）目的と範囲を決める、（2）登場人物を洗い出す、（3）作業を書き出す、（4）レーンに並べる、（5）判断と例外を足す、（6）現場で確認する、の 6 ステップです。

業務フロー図とは

業務フロー図とは、業務の一連の流れを、図形と矢印を使って可視化した図です。業務フローチャート、業務フローとも呼ばれます。1 枚の図に、次の 4 つの情報を並べます。

• 誰が：担当者や部署（レーンで表す）
• 何をきっかけに：開始のできごと（注文が届く、申請が出される）
• どんな場合に：条件による分かれ道（在庫がある、金額が基準を超える）
• 何をするか：一つひとつの作業

文章のマニュアルでは「次に経理が確認します」と書いても、経理がどの書類を受け取るのか、差し戻しはどこへ戻るのかが読み取りにくくなります。業務フロー図にすると、部署をまたぐ受け渡しや、同じ作業の重複、承認待ちで止まりやすい場所が、図の形として見えるようになります。

フローチャートとの違い

比べる点	フローチャート	業務フロー図
表すもの	処理の順番と判断の分岐	業務の流れと担当ごとの受け渡し
担当	書かないことが多い	レーンで「誰が」を明示する
向く場面	1 人・1 チームで完結する手順	複数の部署や社外がかかわる業務
主な用途	手順書、プログラムの設計	業務改善、引き継ぎ、システム要件

使う記号とルールはほとんど同じです。1 本の流れで書くフローチャートの記号と書き方は、フローチャートの書き方で詳しく解説しています。

業務フロー図で使う基本の記号

業務フロー図では、記号を増やすより、少ない記号を全員が同じ意味で使うほうが伝わります。

記号	形	使う場面
開始・終了（端子）	角丸の長方形	業務が始まるきっかけと終わり
処理	長方形	1 つの作業
判断	ひし形	条件で流れが分かれる場所
書類	下が波形の長方形	請求書、申請書などの帳票
矢印	線	作業の順番、レーン間の受け渡し

まずは開始・終了、処理、判断、矢印の 4 つで書き始め、帳票の受け渡しが業務の中心になる場面だけ「書類」を足すくらいがちょうどよい数です。

業務フロー図の書き方 6 ステップ

1. 目的と範囲を決める

「受注から入金確認までを、新しく入った営業事務が一人で回せるように図にする」のように、目的と、始まりと終わりを 1 文で決めます。範囲を決めないと、関係のない業務まで書き足して、図が読めない大きさになります。

2. 登場人物を洗い出す

その業務にかかわる人や部署をすべて書き出します。顧客、営業、倉庫、経理のように、社外の相手もレーンとして入れておくと、受け渡しが見えやすくなります。レーンは多くても 5〜6 本までに収めると、1 枚で読めます。

3. 作業を書き出す

担当者ごとに、やっている作業を「受注を登録する」「請求書を発行する」のように動詞で書き出します。担当者に 15 分ほどヒアリングして、付箋に 1 作業ずつ書いていくと、抜けが出にくくなります。

4. レーンに並べる

左に担当者のレーン名を置き、作業を時間の順に左から右へ並べます。同じ時間帯に起きる作業は、同じ列にそろえます。

5. 判断と例外を足す

「在庫がない場合」「承認されなかった場合」など、うまくいかなかったときの道を足します。判断のひし形から出る線には、「はい」「いいえ」のラベルを付けます。例外の道を書くと、業務が止まりやすい場所がはっきりします。

6. 現場で確認する

完成した図を担当者に見せて、実際の手順と違うところを直します。ここで「実は口頭で確認している」「この書類はもう使っていない」といった、図にしないと出てこない話が見つかります。

業務フロー図の例

例 1：受注から出荷・請求まで

顧客、営業、倉庫、経理の 4 つのレーンに分けた、受注から出荷、請求までの業務フロー図です。

在庫がない場合は、営業が入荷予定日を顧客に連絡する道に分かれます。在庫がある場合は倉庫がピッキングと梱包をして出荷し、出荷をきっかけに経理が請求書を発行します。レーンをまたぐ矢印が 4 本あり、それぞれが「部署間の受け渡し」です。この受け渡しの数が多い業務ほど、連絡の抜けや待ち時間が起きやすくなります。

例 2：経費精算

申請者、上長、経理の 3 つのレーンで書いた、経費精算の業務フロー図です。

上長が承認しなかった申請は、申請者のレーンに戻って修正、再申請になります。差し戻しの矢印が上のレーンに戻るので、「どこで差し戻しが起きているか」がひと目でわかります。差し戻しが多い業務なら、申請フォームに必須項目を足すといった改善のきっかけにもなります。

例 3：問い合わせ対応

図にする前の、作業の書き出しの例です。この段階まで整理できれば、あとはレーンに並べるだけです。

レーン	作業
顧客	フォームから問い合わせる → 回答を受け取る
カスタマー	受付 → よくある質問で答えられる？（判断）→ 回答を送る
担当部署	回答を作成する（答えられない場合のみ）
カスタマー	回答を確認して送る → 対応を完了にする

見やすい業務フロー図にするコツ

• 作業の粒度をそろえる。 「受注を登録」と「画面右上の保存ボタンを押す」が同じ図に並ぶと、読み手が迷います。
• 時間の流れは左から右に。 戻る矢印は差し戻しやループだけにします。
• 作業は「動詞」で終える。 「請求書」ではなく「請求書を発行」と書きます。
• レーンの順番は、受け渡しが多い順に隣り合わせる。 矢印が短くなり、交差が減ります。
• システムも 1 つのレーンにする。 自動で処理される作業が多い業務は、「基幹システム」のようなレーンを作ると、人の作業と分けて見られます。

業務フロー図の作成ツール

業務フロー図は、Excel や PowerPoint の図形でも作れます。社内の誰もが開けるファイルで共有したいときには便利ですが、作業を 1 つ足すたびに図形と矢印を並べ直す手間があります。Lucidchart、Cacoo、Miro、draw.io のような作図ツールは、図形と線がつながったまま動かせるので、修正の多い業務フロー図に向いています。

手順を書き出す（ステップ 3）までできていれば、作図は AI に任せることもできます。Playyy のフローチャート作成ツールは、手順を書いた文章や Mermaid コードから、図形・ラベル・矢印をそのまま編集できるフローチャートを作成します。フローチャート作成ツールのボックスに、例 3 のような作業と担当の一覧を貼り、「担当ごとに枠で区切って配置して」と頼んでください。できあがった図は手順をドラッグしても矢印がつながったままで、PNG や PDF でダウンロードできます。draw.io や Excalidraw のファイルも取り込めますが、スイムレーンは長方形として読み込まれるので、取り込み後に枠を整えてください。

まとめ

業務フロー図は、担当ごとのレーンに作業を時系列で並べ、部署をまたぐ受け渡しと例外の道を見えるようにする図です。目的と範囲、登場人物、作業、レーンへの配置、判断と例外、現場での確認の 6 ステップで書けば、誰が見ても同じように読める図になります。作業の一覧ができたら、Playyy で文章から業務フロー図のたたき台を無料で作れます。