Flussdiagramm-Symbole und Regeln fürs Ablaufdiagramm

Jeder Ablauf existiert zuerst in Köpfen: die Reisekostenabrechnung, das Onboarding, die Freigabe einer Rechnung, die Bearbeitung einer Reklamation. Ein Ablaufdiagramm holt ihn auf eine Seite, mit seiner Reihenfolge, seinen Entscheidungen und seinen Sackgassen. Dafür braucht es nur eine Handvoll Flussdiagramm-Symbole und ein paar Regeln, die dafür sorgen, dass auch Leute ohne Vorwissen den Weg durch das Diagramm finden.

Kurz gesagt. Ein Ablaufdiagramm (auch Flussdiagramm) zeigt einen Prozess als Folge von Symbolen, die durch Pfeile verbunden sind. Die vier wichtigsten Flussdiagramm-Symbole sind das abgerundete Feld für Start und Ende, das Rechteck für einen Arbeitsschritt, die Raute für eine Ja/Nein-Entscheidung und der Pfeil für die Reihenfolge. Genormt sind die Symbole in DIN 66001 und international in ISO 5807.

Was ist ein Ablaufdiagramm?

Ein Ablaufdiagramm ist die grafische Darstellung eines Prozesses von seinem Anfang bis zu seinem Ende. Jeder Schritt steht in einem Symbol, jede Entscheidung teilt den Weg, und Pfeile geben die Leserichtung vor. Ob man es Ablaufdiagramm, Flussdiagramm oder auf Englisch Flowchart nennt, ist im Alltag gleich: Gemeint ist dasselbe Werkzeug.

Eine genormte Spielart ist der Programmablaufplan (PAP) aus der Informatik. Er beschreibt den Ablauf eines Programms und folgt der DIN 66001, die die Sinnbilder für Programmablaufpläne und Datenflusspläne festlegt. Wer in der Schule oder im Studium einen Algorithmus zeichnen soll, arbeitet mit genau diesen Symbolen. In Unternehmen sind die Regeln lockerer: Hier zählt, dass die Kollegin aus der Buchhaltung das Diagramm ohne Legende versteht.

Neben dem klassischen Ablaufdiagramm gibt es Varianten mit zusätzlichen Ebenen, etwa das Swimlane-Diagramm, das jedem Schritt eine verantwortliche Abteilung zuordnet, oder die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) aus der Wirtschaftsinformatik. Für die meisten Abläufe im Büro reicht das einfache Flussdiagramm.

Die Flussdiagramm-Symbole und ihre Bedeutung

Symbol	Form	Bedeutung	Mermaid-Schreibweise
Start / Ende	Abgerundetes Feld (Oval)	Beginn und Ende des Ablaufs (Grenzstelle)	A([Start])
Prozess	Rechteck	Eine Tätigkeit oder Operation	B[Antrag prüfen]
Entscheidung	Raute	Eine Frage, an der sich der Weg verzweigt	C{Genehmigt?}
Ein-/Ausgabe	Parallelogramm	Daten, die eingegeben oder ausgegeben werden	D[/Daten eingeben/]
Dokument	Rechteck mit gewellter Unterkante	Ein Bericht, Formular oder Ausdruck	Formenbibliothek
Unterprozess	Rechteck mit doppelten Seitenlinien	Ein Ablauf, der in einem eigenen Plan steht	E[[Lohnabrechnung]]
Verbindungsstelle	Kleiner Kreis	Sprung zu einer Stelle mit gleichem Zeichen	F((A))
Ablauflinie	Pfeil	Die Reihenfolge der Schritte	A --> B

Vier davon tragen fast jedes Geschäftsdiagramm: Start/Ende, Prozess, Entscheidung und Pfeil. Die übrigen lohnen sich bei technischen Abläufen oder dort, wo Dokumente und Daten eine eigene Rolle spielen. Ein Diagramm mit zwei Symbolarten liest sich schneller als eines mit acht, deshalb gilt: Ein Symbol kommt nur hinein, wenn es eine Information trägt, die sonst fehlt.

Die Raute ist das Symbol mit den meisten Fehlern. Sie steht für genau eine Frage, und jeder Pfeil, der sie verlässt, trägt eine Antwort, meist „Ja“ und „Nein“. Eine Raute mit unbeschrifteten Ausgängen zwingt den Leser zum Raten, welcher Weg welcher ist.

Regeln für ein lesbares Flussdiagramm

Die DIN 66001 regelt die Formen, nicht den guten Aufbau. Für den Aufbau haben sich in der Praxis ein paar Regeln durchgesetzt:

1. Ein Start, mindestens ein Ende. Jeder Ablauf beginnt an genau einer Stelle. Enden darf er an mehreren, etwa „Antrag genehmigt“ und „Antrag abgelehnt“.
2. Leserichtung von oben nach unten oder von links nach rechts. Pfeile, die gegen diese Richtung laufen, sind nur für Schleifen da.
3. Der Hauptweg läuft gerade. Der häufigste Fall bildet die senkrechte Achse, Ausnahmen zweigen zur Seite ab. So sieht man auf einen Blick, wie es normalerweise läuft.
4. Ein Schritt, ein Verb. „Rechnung prüfen“ statt „Prüfung“. Kurze Beschriftungen mit Verb sind eindeutig, wer etwas tut.
5. Jeder Ausgang einer Raute ist beschriftet. Und jede Frage lässt sich mit Ja oder Nein beantworten.
6. Keine sich kreuzenden Linien. Wenn es nicht anders geht, hilft eine Verbindungsstelle oder ein Unterprozess.
7. Jeder Weg endet. Eine Schleife braucht einen Ausgang, sonst beschreibt das Diagramm einen Prozess, der nie fertig wird.

Ab etwa 15 bis 20 Schritten wird ein einzelnes Blatt unübersichtlich. Dann lohnt es sich, Teilabläufe als Unterprozess auszulagern und in einem eigenen Diagramm zu zeigen.

Ein Ablaufdiagramm erstellen in 6 Schritten

Als Beispiel dient ein Ablauf, den fast jedes Unternehmen kennt: die Reisekostenabrechnung.

1. Den Prozess abgrenzen. Wo beginnt er, wo endet er? Hier beginnt er mit der eingereichten Abrechnung und endet mit der Erstattung auf dem Konto.

2. Alle Schritte in Reihenfolge aufschreiben. Erst als Liste, ohne Formen. Abrechnung einreichen, Belege prüfen, Betrag prüfen, freigeben, Zahlung anstoßen, erstatten.

3. Die Entscheidungen finden. Überall, wo jemand fragt „Und wenn nicht?“, sitzt eine Raute. In unserem Beispiel sind es zwei: Sind die Belege vollständig? Liegt der Betrag über 500 €?

4. Formen zeichnen und verbinden. Start und Ende als abgerundetes Feld, Schritte als Rechteck, Fragen als Raute, alles mit Pfeilen in Leserichtung.

5. Jeden Zweig beschriften. Ja und Nein an jede Raute, kurze Verben in jedes Rechteck.

6. Jeden Weg durchgehen. Mit dem Finger jeden möglichen Weg ablaufen, auch die Schleifen. Danach das Diagramm jemandem zeigen, der den Ablauf täglich erledigt, und fragen, wo es von der Wirklichkeit abweicht.

Das fertige Diagramm hat zwei Entscheidungen und eine Schleife: Eine Abrechnung ohne vollständige Belege geht zurück an den Mitarbeiter, und nur Beträge über 500 € brauchen eine zusätzliche Freigabe. Beim Zeichnen der Abläufe für unsere Flussdiagramm-Beispiele hat sich genau dieses Muster bewährt: gerader Hauptweg, Ausnahmen zur Seite. Es bleibt auf dem Handy genauso lesbar wie ausgedruckt in DIN A4.

Kann ChatGPT ein Flussdiagramm erstellen?

Ja, mit einer Einschränkung. ChatGPT gliedert einen beschriebenen Ablauf zuverlässig in Schritte und schreibt auf Wunsch Mermaid-Code, eine Textsprache für Diagramme. Lässt man sich dagegen ein Bild eines Flussdiagramms erzeugen, entsteht eine flache Grafik: Jeder Tippfehler und jeder verschobene Kasten heißt, das Bild neu zu erzeugen.

Der Weg zu einem bearbeitbaren Diagramm führt deshalb über den Code. So sieht die Reisekostenabrechnung von oben in Mermaid aus:

flowchart TD
  A([Abrechnung eingereicht]) --> B{Belege vollständig?}
  B -- Nein --> R[Zurück an Mitarbeiter: Belege nachreichen]
  R --> B
  B -- Ja --> C{Betrag über 500 €?}
  C -- Ja --> M[Freigabe durch die Buchhaltung]
  C -- Nein --> P[[Zahlungslauf starten]]
  M --> P
  P --> E([Betrag erstattet])

TD ordnet das Diagramm von oben nach unten an, LR von links nach rechts. Die Mermaid-Dokumentation zu Flowcharts listet alle Formen auf.

Playyy macht aus diesem Code ein Diagramm mit echten Formen. Mit dem Flussdiagramm-Generator von Playyy fügst du Mermaid-Code vom Typ flowchart oder graph ein oder beschreibst den Ablauf in eigenen Worten, und die KI zeichnet Start, Schritte, Rauten und beschriftete Pfeile auf eine bearbeitbare Arbeitsfläche. Die Pfeile hängen fest an ihren Kästen, sodass ein verschobener Schritt seine Verbindungen behält. Vorhandene Diagramme aus draw.io oder Excalidraw lassen sich importieren und weiterbearbeiten.

Flussdiagramm in Word, Excel und PowerPoint

Alle drei Office-Programme haben die Flussdiagramm-Symbole an Bord: unter Einfügen → Formen in der Gruppe Flussdiagramm. Fährst du mit der Maus über eine Form, zeigt Office ihren Namen an.

• Word eignet sich, wenn das Diagramm in ein Dokument gehört, etwa in eine Arbeitsanweisung. Leg vorher einen Zeichenbereich an (Einfügen → Formen → Neuer Zeichenbereich), sonst verrutschen die Formen beim Weiterschreiben.
• Excel ist zum Zeichnen etwas angenehmer, weil das Zellraster beim Ausrichten hilft.
• PowerPoint passt, wenn der Ablauf auf eine Folie soll.

In allen drei gilt: Verbinde die Formen mit Verbindungslinien statt mit einfachen Pfeilen. Verbindungslinien rasten an den Punkten der Form ein und wandern mit, wenn du einen Kasten verschiebst. Für eine schlichte Abfolge ohne Entscheidungen ist SmartArt in der Kategorie Prozess der schnellere Weg. Ab etwa 15 Schritten oder mehreren Verzweigungen kostet das manuelle Ausrichten in Office mehr Zeit als ein Diagrammwerkzeug; einen Überblick gibt unser Vergleich der Visio-Alternativen.

Häufige Fehler im Ablaufdiagramm

• Zu viel in einem Kasten. „Rechnung prüfen und bei Abweichung Rücksprache halten“ sind ein Schritt und eine Entscheidung.
• Rauten ohne Antwort. Unbeschriftete Ausgänge lassen den Leser raten.
• Schleifen ohne Ausgang. Jeder Rücksprung braucht eine Bedingung, unter der er endet.
• Der Soll-Prozess statt des Ist-Prozesses. Wer nur aufzeichnet, wie es laut Handbuch laufen sollte, übersieht die Umwege, die im Alltag passieren. Frag die Leute, die den Ablauf erledigen.
• Zu viele Symbolarten. Wenn eine Legende nötig wird, ist das Diagramm meistens zu kompliziert.

Fazit

Ein gutes Ablaufdiagramm braucht weniger Symbole, als die Norm hergibt: abgerundetes Feld, Rechteck, Raute und Pfeil tragen fast jeden Prozess. Entscheidend sind die Regeln dahinter, ein klarer Start, ein gerader Hauptweg, beschriftete Entscheidungen und kein Weg ohne Ende. Schreib die Schritte zuerst als Liste, finde die Entscheidungen und zeichne erst dann. Wer sich das Zeichnen sparen will, beschreibt den Ablauf oder fügt Mermaid-Code in den KI-Flussdiagramm-Generator von Playyy ein und bearbeitet das fertige Diagramm direkt auf der Arbeitsfläche.