Pressemitteilung schreiben: Aufbau, Beispiel und Vorlage
Daniel Brooks
Pressemitteilungen landen in Redaktionspostfächern, die jeden Tag Dutzende davon bekommen. Gelesen wird die Überschrift, vielleicht der erste Absatz, und dann fällt die Entscheidung. Wer eine Pressemitteilung schreiben will, die aufgegriffen wird, folgt deshalb einem Aufbau, den Journalistinnen und Journalisten kennen: die Nachricht ganz oben, die Fakten in absteigender Wichtigkeit, alles überprüfbar.
Kurz gesagt. Eine Pressemitteilung beginnt mit einer Überschrift, die die Nachricht enthält, gefolgt von Ort und Datum und einem Lead-Absatz, der die W-Fragen beantwortet: Wer, was, wann, wo, wie und warum. Danach kommen Details, ein Zitat, ein Absatz über das Unternehmen und der Pressekontakt. Länge: eine Seite, höchstens zwei.
Der Aufbau einer Pressemitteilung
Pressemitteilungen folgen der umgekehrten Pyramide: Das Wichtigste steht oben, jeder weitere Absatz ist weniger wichtig als der vorige. Das hat einen praktischen Grund. Eine Redaktion, die nur zehn Zeilen Platz hat, kürzt von unten, und die Meldung bleibt trotzdem vollständig.
Die Bausteine in der Reihenfolge, in der sie stehen:
- Kennzeichnung „Pressemitteilung“, bei Bedarf mit Sperrfrist
- Überschrift mit der eigentlichen Nachricht
- Unterzeile, die einen zweiten Aspekt ergänzt
- Ort und Datum am Anfang des ersten Absatzes
- Lead: die W-Fragen in zwei bis drei Sätzen
- Hauptteil: Details, Hintergrund, Zahlen
- Zitat einer verantwortlichen Person
- Hinweis auf weitere Informationen, etwa Bildmaterial oder Website
- Boilerplate: ein kurzer Absatz „Über das Unternehmen“
- Pressekontakt mit Name, Telefon und E-Mail
Die W-Fragen im Lead
Der erste Absatz entscheidet. Er beantwortet die wichtigsten W-Fragen so, dass jemand, der nur ihn liest, die ganze Nachricht kennt:
- Wer tut etwas? Das Unternehmen, die Person, die Organisation.
- Was passiert? Die eigentliche Neuigkeit.
- Wann und wo? Datum und Ort, so genau wie nötig.
- Wie und warum? Die Art und Weise und der Anlass.
- Woher stammt die Information? Bei Zahlen und Studien die Quelle.
Nicht jede Frage braucht einen eigenen Satz. „Die Radwerk Plagwitz GmbH stellt am 20. November in Leipzig ein Lastenrad für Kita-Gruppen vor“ beantwortet vier davon in einer Zeile.
Die Bausteine im Detail
Überschrift. Sie enthält die Nachricht, nicht den Firmennamen allein. „Radwerk Plagwitz bringt Lastenrad für sechs Kinder auf den Markt“ trägt Information; „Radwerk Plagwitz mit Neuheit“ nicht. Kurz genug, dass sie in einer Betreffzeile vollständig sichtbar bleibt.
Unterzeile. Sie ergänzt, was in die Überschrift nicht passt: den Preis, die Zielgruppe, einen Termin.
Ort und Datum. Im deutschen Sprachraum steht beides vor dem ersten Satz, getrennt durch einen Gedankenstrich: „Leipzig, 11. November 2026 – …“
Hauptteil. Zwei bis drei Absätze mit Details, Hintergrund und Zahlen. Sachlich, in der dritten Person, ohne Werbesprache. „Einzigartig“, „revolutionär“ und Ausrufezeichen streicht eine Redaktion als Erstes, und mit ihnen oft die ganze Meldung.
Zitat. Ein, höchstens zwei Zitate von Menschen mit Namen und Funktion. Das Zitat liefert die Einordnung, die im sachlichen Text keinen Platz hat: warum das wichtig ist, was es für Kundinnen bedeutet.
Boilerplate. Drei bis vier Sätze über das Unternehmen, die in jeder Mitteilung gleich bleiben: Gründung, Sitz, Tätigkeit, Größe.
Pressekontakt. Name, Funktion, Telefon und E-Mail einer Person, die tatsächlich erreichbar ist, auch am Tag des Versands.
Vorlage für eine Pressemitteilung
Diese Vorlage kannst du kopieren und ausfüllen. Die Angaben in eckigen Klammern ersetzt du durch deine eigenen.
PRESSEMITTEILUNG
[Optional: Sperrfrist: TT. Monat JJJJ, HH:MM Uhr]
[Überschrift: Wer tut was, in einem Satz]
[Unterzeile: zweiter wichtiger Aspekt, z. B. Preis, Termin oder Zielgruppe]
[Ort], [TT. Monat JJJJ] – [Lead: Wer, was, wann, wo, wie, warum in zwei bis drei Sätzen.]
[Absatz 2: wichtigste Details und Zahlen.]
[Absatz 3: Hintergrund, Anlass, Einordnung.]
„[Zitat, das einordnet, warum die Nachricht wichtig ist]“, sagt [Vorname Nachname], [Funktion] bei [Unternehmen].
[Absatz 4: Verfügbarkeit, Termine, Preise, wo es weitere Informationen und Bildmaterial gibt.]
Über [Unternehmen]
[Drei bis vier Sätze: Gründung, Sitz, Tätigkeit, Größe.]
Pressekontakt
[Vorname Nachname], [Funktion]
Telefon: [Nummer]
E-Mail: [Adresse]
[Website des Pressebereichs]
Beispiel: Pressemitteilung zu einem Produktlaunch
Das folgende Beispiel ist erfunden, zeigt aber den vollständigen Aufbau. Unternehmen, Personen und Zahlen sind Platzhalter.
PRESSEMITTEILUNG
Radwerk Plagwitz bringt Lastenrad für sechs Kita-Kinder auf den Markt
Elektrisch unterstütztes Modell „Krippe 6“ ab März 2027 im Handel
Leipzig, 11. November 2026 – Die Leipziger Fahrradmanufaktur Radwerk Plagwitz
stellt am 20. November 2026 mit der „Krippe 6“ ein Lastenrad vor, das bis zu
sechs Kinder im Alter von ein bis fünf Jahren sicher transportiert. Das Rad ist
für Kitas und Tagespflegestellen entwickelt, die Ausflüge ohne Auto machen wollen.
Die Kinder sitzen in einer überdachten Box mit Fünfpunktgurten, die sich ohne
Werkzeug abnehmen lässt. Ein Elektromotor unterstützt bis 25 km/h, zwei Akkus
sind einzeln in der Kita aufladbar. Das Rad wird in Leipzig gefertigt.
Die Idee entstand gemeinsam mit drei Leipziger Kitas, die das Rad seit dem
Frühjahr im Alltag getestet haben.
„Viele Kitas haben den Wald oder den Spielplatz nur ein paar Kilometer entfernt,
aber keinen Bus dafür“, sagt Jana Richter, Geschäftsführerin von Radwerk
Plagwitz. „Mit der Krippe 6 wird daraus ein Ausflug, den die Erzieherinnen allein
organisieren können.“
Die Krippe 6 ist ab März 2027 über den Fachhandel erhältlich. Fotos in
Druckqualität und ein Datenblatt stehen im Pressebereich unter
example.de/presse bereit.
Über Radwerk Plagwitz
Radwerk Plagwitz wurde 2016 in Leipzig gegründet und baut Lastenräder für
Familien, Handwerk und Einrichtungen. Das Unternehmen beschäftigt 24 Menschen
und fertigt alle Rahmen in der eigenen Werkstatt in Plagwitz.
Pressekontakt
Tom Berger, Kommunikation
Telefon: 0341 000000
E-Mail: [email protected]
Was das Beispiel richtig macht: Die Überschrift nennt Unternehmen und Nachricht, der Lead beantwortet Wer, Was, Wann, Wo und Warum, die technischen Details kommen erst im zweiten Absatz, und das Zitat liefert die menschliche Einordnung statt einer Wiederholung der Fakten.
Checkliste vor dem Versand
- Steht die Nachricht in der Überschrift?
- Beantwortet der erste Absatz die W-Fragen?
- Sind alle Namen, Zahlen, Daten und Funktionen geprüft?
- Ist der Text sachlich, in der dritten Person und frei von Werbesprache?
- Hat das Zitat einen Namen und eine Funktion?
- Passt die Mitteilung auf eine Seite, höchstens zwei?
- Ist der Pressekontakt am Versandtag erreichbar?
- Liegen Fotos in Druckqualität mit Bildrechten und Bildunterschrift bereit?
- Steht der Text auch im eigenen Newsroom auf der Website?
Verschick die Mitteilung als Text in der E-Mail, nicht nur als Anhang, mit der Überschrift als Betreff. Ein PDF im Markenlayout gehört zusätzlich in den Pressebereich und in die Pressemappe.
Pressemitteilung mit Playyy schreiben und gestalten
Playyy ist ein KI-Design-Agent, der Dokumente wie Pressemitteilungen auf derselben Arbeitsfläche schreibt und gestaltet wie Präsentationen und Grafiken. Im KI-Dokumentgenerator fügst du deine Stichpunkte oder die ausgefüllte Vorlage ein und bittest um eine Pressemitteilung; der Entwurf folgt dem üblichen Aufbau mit Überschrift, Ort und Datum, Lead, Zitat, Boilerplate und Kontakt. Danach änderst du per Chat: „Kürz die Überschrift“, „Mach daraus eine Mitteilung mit Sperrfrist Dienstag, 9 Uhr“, „Ergänz ein Zitat unserer Partnerin“.
Mit dem Brand Kit sieht die PDF-Fassung aus, als käme sie aus deinem Haus: Du fügst die Adresse deiner Website ein, Playyy liest Logo, Farben und Schriften und setzt sie in Kopfzeile, Überschriften und Kontaktleiste ein. Exportiert wird ein PDF für den Pressebereich oder ein Link zum Ansehen. Im selben Stil entsteht auf Wunsch ein einseitiges Faktenblatt für die Pressemappe.
Fazit
Eine Pressemitteilung funktioniert, wenn die Nachricht in der Überschrift steht, die W-Fragen im ersten Absatz beantwortet sind und jede Angabe überprüfbar ist. Kopier die Vorlage, orientier dich am Beispiel, geh die Checkliste durch und verschick den Text an Menschen, für die die Nachricht tatsächlich relevant ist. Für den Weg von Stichpunkten zur gestalteten PDF-Mitteilung in deinem Markenlayout eignet sich der KI-Dokumentgenerator von Playyy.
Daniel Brooks
Ich arbeite mit SaaS-Gründerinnen, selbstständigen Creators und Teams in der Frühphase an Positionierung, Launch-Material, Präsentationen und Content, der vom Gründer selbst kommt. Ich schreibe für kleine Teams, die mit wenig Zeit und wenig Budget gute Entscheidungen treffen müssen.
Häufige Fragen
Von oben nach unten: Überschrift mit der Nachricht, eine Unterzeile, Ort und Datum, ein Lead-Absatz mit den wichtigsten W-Fragen, zwei bis drei Absätze mit Details in abnehmender Wichtigkeit, ein Zitat, ein Hinweis, wo es mehr gibt, ein kurzer Abschnitt über das Unternehmen und der Pressekontakt. Das Wichtigste steht immer zuerst, damit eine Redaktion von unten kürzen kann.
